久しぶりに名刺を整理した。
もともと名刺の管理は得意ではない。入社して最初の配属が「大きい仕事を発注する立場」のセクションだった。受注を希望する企業の営業マンが、毎日毎日やってきて、"ペーペー"のぼくにも名刺を置いていった。たった２年間の在籍だったが、もらった名刺を積み上げると、ぼくの身長を軽く越えたものだった。おかげさまで、名刺は、とりあえず「所定の箱にぶちこんでおく」ものとなり「名刺を管理する」という概念を学ばなかった（...というのが言い訳である）。
さて、今のセクションも、名刺を頂戴する機会が多い。しかも、単なる営業名刺ではなく、ほとんどが「何らかの交渉を進める・進めた相手」だったりする。年に数回、名刺の「棚卸し」をしているものの、それでも必要な名刺の所在がわからず、あたふたすることもある。仕事の効率がよろしくない。
そこで。今回は、整理の仕方を変えてみた。これまでは、相手の業態ごと（たとえば、「自治体」だとか「メディア関係者」だとか）に分けて整理していたのだけれど、大まかな分類はそのままに、「アーカイブ」と「アクティブ」とに、２分割したのだ。
イメージは、Gmailの「スター」機能だ。すべての名刺は大分類で「アーカイブ」化するのを原則とする。そのなかで、「今必要とする可能性が高いもの」だけを「アクティブ」なものとして手元に置くのだ。これだと検索スピードが格段にあがる......んじゃないかな。
ちなみに、使っているフォルダーは「コクヨカードケースミニ」。ファイル型のものと違って、差し替えが簡単なのがよい。また、マックスでも４００人分という分量も多すぎなくてよい。当面は、これ１箱を「アクティブ」用とする。みっちり入れると隙間がなくて探しづらいので、まずは２００名分くらいを「アクティブ」としてキープしてみた。さてどうなることやら。
<memo>
・朝２時間年休。ハナの「きこえの教室」。随分語彙が増えてきたが、まだまだ。
・日和24回。テレビ収録段取。W企画、イソ協議。書類整理。名刺整理。2200。
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